Pengadaan Jasa Verifikasi Teknis Pencairan Dana Program Peremajaan Perkebunan Kelapa Sawit Tahun 2025

PENGUMUMAN TENDER

Nomor : PENG-02.1/UKPBJ/Dit.III/2025

Berdasarkan Peraturan Direktur Utama BPDPKS Nomor : 13/DPKS/2021 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa pada Badan Pengelola Dana Perkebunan Kelapa Sawit, bersama ini kami informasikan bahwa Pokja Pemilihan UKPBJ BPDPKS bermaksud mengundang kepada para pelaku usaha yang berminat untuk berpartisipasi dalam mekanisme pemilihan penyedia – metode tender paket pekerjaan Pengadaan Jasa Verifikasi Teknis Pencairan Dana Program Peremajaan Perkebunan Kelapa Sawit Tahun 2025, dengan penjelasan dan ketentuan sebagai berikut :

A.  Kriteria Kualifikasi Penyedia Jasa Surveyor dan Persyaratan Administrasi :    

1.   Merupakan perusahaan di bidang jasa audit, survei maupun verfikasi teknis pencairan dana program peremajaan kelapa sawit yang berdomisili di lndonesia dan memiliki ijin usaha / Nomor Induk Berusaha (NIB) di bidang jasa survei;

2.   Memiliki minimal 23 cabang untuk pelaksanaan verfikasi teknis pencairan dana program peremajaan kelapa sawit di provinsi wilayah kegiatan peremajaan kelapa sawit, dibuktikan dengan legalitas surat pendiriannya;

3.   Memiliki kemampuan menyediakan personil sesuai kualifikasi pada wilayah verfikasi teknis pencairan dana program peremajaan kelapa sawit yang dibuktikan dengan surat pernyataan bermaterai;

4.   Memiliki pengalaman dalam melakukan kunjungan lapangan kemajuan kebun kelapa sawit dan verfikasi dokumen pencairan dana program peremajaan kelapa sawit yang terkait dengan program peremajaan kebun kelapa sawit yang dibiayai oleh BPDPKS;

5.   Bersedia mengembangkan sistem informasi sebagai perangkat permohonan dan verifikasi yang sudah dapat berfungsi pada saat  kegiatan verfikasi teknis pencairan dana program peremajaan kelapa sawit dilaksanakan;

6.   Memiliki Sertifikat ISO 9001:2015 terkait Sistem Manajemen Mutu;

7.   Memiliki Sertifikat ISO 27001:2013 terkait Sistem Manajeman Keamanan Sistem Informasi;

8.   Merupakan perusahaan yang mendapatkan pengakuan sebagai lembaga sertifikasi ISPO dibuktikan dengan sertifikat;

9.   Memiliki kemampuan keuangan untuk membiayai proyek dengan melampirkan laporan keuangan hasil audit Kantor Akuntansi Publik (KAP) Tahun 2023;

10.    Menyampaikan dokumen legalitas perusahaan dan melengkapi data Form Isian Kualifikasi.

B.  Persyaratan Kualifikasi Personil dan Kriteria Teknis Lainnya :

1.   Menyampaikan daftar personil beserta dokumen pendukungnya berupa data riwayat hidup / curriculum vitae (CV), ijazah pendidikan terakhir dan bukti identitas (KTP) untuk masing - masing personil (persyartan minimal kualifikasi terlampir).

2.   Menyampaikan proposal penawaran teknis yang minimal memuat terkait pemahaman serta tanggapan terhadap TOR/KAK pekerjaan, metodologi pelaksanaan pekerjaan, schedule waktu / time line pekerjaan dan pengembangan sistem informasi aplikasi pendukung pekerjaan.

3.   Menyampaikan daftar data pengalaman pekerjaan sejenis dalam kurun waktu 4 tahun terakhir (bidang jasa survey dan/atau verifikasi) disertai bukti dukung berupa kontrak pekerjaan.

C.  Dokumen Penawaran Harga/Biaya :

Menyampaikan penawaran harga/biaya dengan acuan nilai total Harga Perkiraan Sendiri (HPS) pekerjaan yaitu sebagai berikut :

D.  Jadwal Tahapan Mekanisme Pemilihan Penyedia – Metode Tender :

     ** Jadwal tahapan pemilihan penyedia bersifat tentative dapat berubah sewaktu-waktu

Korespondensi :

Alamat Kantor                             : Gd. Graha Mandiri Lt. 5 Jl. Imam Bonjol No.61 Menteng Jakarta

Alamat Email                               : pokjaulp.bpdpks@gmail.com

Website                                       : www.bpdp.or.id

Portal E-Procurement BPDPKS : https://eproc.bpdp.or.id

Nomor Telepon                          : (021) 39832091 – 94

Jakarta, 03 Januari 2025

TTD

POKJA PEMILIHAN UKPBJ BPDPKS

Lampiran Pengumuman Tender

Nomor             : PENG-02.1/UKPBJ/Dit.III/2025

Tanggal           : 02 Januari 2025

A.  Kegiatan Verifikasi Teknis Dokumen Pencairan Dana per Nilai Pencairan Dana PPKS :

B.  Kegiatan Verifikasi Teknis Dokumen Pengembalian Dana atau Verifikasi Pembatalan Dana per Nilai Pengembalian / Pembatalan Dana PPKS :

C.  Kegiatan Verifikasi Kunjungan Lapangan per Proposal - setiap periode menimal 6 bulan sekali atau Perpanjangan PKS 3 pihak :

D.  Kualifikasi Personil

RINGKASAN TOR / KAK

Ruang Lingkup Kegiatan / Pekerjaan :

1.   Maintenance sistem otomatisasi instruksi pencairan dana dari rekening escrow ke rekening tujuan dan pengembalian dari rekening escrow ke rekening BPDPKS;

2.   Penyesuaian system otomatisasi instruksi pencairan dana dengan standar snap Bank Indonesia;

3.   Pengembangan sistem informasi teknologi yang terdiri dari:

a.   Penambahan modul pembatalan pada aplikasi Smart PSR;

b.   Penambahan modul tarikan data kunjungan lapangan

c.   Penambahan modul tarikan data kunjungan lapangan dalam rangka perpanjangan PKS 3 pihak

d.   Penambahan modul untuk laporan penilaian kemajuan fisik yang diinput dan diupload oleh Dinas Kabupaten yang membidangi Perkebunan.

4.   Melakukan asistensi dan pengambilan surat kuasa untuk pengembangan aplikasi SMART PSR dalam rangka kegiatan host to host, pendaftaran rekening ke bank mitra dan input rekening pada aplikasi SMART PSR.

5.   Melakukan asistensi dan sosialisasi tata cara permohonan pencairan dana PPKS dan pengembalian dana PPKS ke BPDPKS kepada lembaga pekebun.

6.   Melakukan asistensi, fasilitasi dan pengambilan addendum perjanjian kerja sama Tiga Pihak antara Lembaga Pekebun, Bank Mitra dan BPDPKS yang telah jatuh tempo dan dana PPKS masih tersisa di rekening escrow.

7.   Melakukan asistensi pengisian Rencana Anggaran dan Biaya atas penggunaan dana PPKS ke dalam aplikasi SMART PSR dan lampiran Perjanjian Kerjasama Tiga Pihak antara Lembaga Pekebun, Bank Mitra dan BPDPKS.

8.   Melakukan verifikasi pencairan dana PPKS:

a.   Mengambil permohonan pencairan dana beserta dokumen pendukungnya yang sudah teriinput/terupload pada aplikasi PSR. Asistensi dapat dilakukan jika Lembaga Pekebun kesulitan dalam melakukan penginputan persyaratan permohonan pencairan ke aplikasi, terjadi kesalahan penginputan, dan atau dokumen permohonan pencairan dana tidak lengkap;

b.   Melakukan verifikasi kesesuaian permohonan pencairan dana terhadap dokumen pendukung, ketentuan dan ketersediaan dana sebagaimana tertuang pada perjanjian 3 pihak dan SK Dirut;

c.   Melakukan approval atas permohonan sesuai dengan hasil verifikasi;

d.   Menerbitkan laporan hasil verifikasi pencairan dana beserta lampiran kepada BPDPKS.

9.   Melakukan verifikasi dokumen pengembalian dari pekebun yang mengundurkan diri;

a.   Mengambil dokumen surat pengantar dari Lembaga Pekebun dan surat pernyataan bermaterai dari pekebun yang mengundurkan diri setelah lembaga pekebun melakukan input dan upload ke dalam aplikasi SMART PSR. Asistensi dapat dilakukan jika Lembaga Pekebun kesulitan dalam melakukan penginputan persyaratan permohonan pengunduran diri ke aplikasi, terjadi kesalahan penginputan, dan/atau dokumen pengunduran diri (surat pengantar dan surat pernyataan bermaterai dari pekebun yang mengundurkan diri) tidak lengkap;

b.   Melakukan verifikasi kesesuaian data terinput dengan dokumen yang diberikan;

c.   Menerbitkan laporan hasil verifikasi pengembalian dari pekebun yang mengundurkan diri kepada BPDPKS;

10.    Melakukan input dan verifikasi dokumen pembatalan kelembagaan pekebun:

a.   Melakukan input pembatalan dana PPKS dan atau dana lainnya sesuai surat pembatalan kelembagaan pekebun dan atau surat dari BPDP;

b.   Melakukan verifikasi kesesuaian data terinput dengan dokumen yang diberikan dan atau melakukan pengecekan saldo yang ada pada rekening escrow kelembagaan pekebun;

c.   Menerbitkan laporan hasil verifikasi pembatalan kelembagaan pekebun kepada BPDP;

11.    Melakukan kunjungan lapangan sekurang-kurangnya setiap periode 6 bulan sekali untuk masing-masing proposal:

a.   Melakukan kunjungan lapangan untuk witnessing asli dokumen pencairan dana, witnessing progress fisik di lapangan disertai dengan pengambilan dokumentasi;

b.   Melakukan   pengambilan   foto  udara  menggunakan   Drone  untuk  melihat  tutupan lahan sesuai lahan pengusulan;

c.   Menginput hasil kunjungan lapangan dan mengupload dokumentasi kegiatan;

d.   Menerbitkan laporan hasil kunjungan lapangan untuk setiap proposal kepada BPDPKS.

12.    Melakukan kunjungan lapangan untuk proposal yang akan melakukan perpanjangan PKS 3 pihak:

a.   Melakukan kunjungan lapangan untuk witnessing asli dokumen pencairan dana, witnessing progress fisik di lapangan disertai dengan pengambilan dokumentasi;

b.   Melakukan   pengambilan   foto  udara  menggunakan   Drone  untuk  melihat  tutupan lahan sesuai lahan pengusulan;

c.   Mengidentifikasi permasalahan yang terjadi di Lembaga pekebun, yaitu:

·      Organisasi, kepengurusan dan keanggotaan;

·      Progres peremajaan;

·      Surat Perjanjian Kerjasama antara Lembaga Pekebun dan Mitra dan

·      Laporan progres pekerjaan dan keuangan

d.   Memastikan adanya penerbitan rencana kerja dan komitmen dari lembaga pekebun terkait penggunaan sisa dana diperiode selanjutnya;

e.   Menginput hasil kunjungan lapangan dan mengupload dokumentasi kegiatan;

f.     Menerbitkan laporan hasil kunjungan lapangan untuk setiap proposal kepada BPDPKS.

13.    Melakukan asistensi dan pengambilan surat kuasa dan formulir pendaftaran rekening escrow untuk PKS 3 pihak yang akan dilakukan penandatanganan;

14.    Melakukan koordinasi Dinas Kabupaten yang membidangi perkebunan setempat 3 bulan sekali terkait progres fisik dan penggunaan dana;

15.    Melakukan persiapan data untuk rekonsiliasi realisasi penggunaan dana PPKS;

16.    Melakukan konfirmasi dengan bank mitra dalam hal transaksi harian dan data MT940;

17.    Melakukan konfirmasi data rekonsiliasi penggunaan dan PPKS kepada kelembagaan pekebun;

18.    Melakukan layanan pengaduan dan keluhan pelanggan dari lembaga pekebun maupun bank mitra beserta tindak lanjutnya.

Output / Keluaran Hasil Kegiatan / Pekerjaan :

1.   Laporan hasil verifikasi pencairan dana (LHVPD) setiap bulan;

2.   Laporan Bulanan Kegiatan Pencairan Dana;

3.   Laporan hasil verifikasi pengembalian dari pekebun yang mengundurkan diri setiap bulan;

4.   Laporan hasil verifikasi pembatalan kelembagaan pekebun setiap bulan;

5.   Laporan hasil verifikasi pembatalan kelembagaan pekebun setiap bulan;

6.   Laporan hasil kunjungan lapangan periode 6 bulan sekali untuk setiap proposal;

7.   Laporan Bulanan Kegiatan Kunjungan Lapangan periode 6 bulan sekali;

8.   Laporan hasil kunjungan lapangan dalam rangka perpanjangan PKS 3 pihak untuk setiap proposal

9.   Menerbitkan laporan pengembangan sistem aplikasi.

Mekanisme dan Metode Verifikasi

A.  Kegiatan Verifikasi Teknis Dokumen Pencairan Dana per Nilai Pencairan Dana PPKS :

Verifikasi penggunaan dana yang dibayarkan setiap bulan dari total nominal usulan penggunaan dana yang telah diverifikasi. Bukti hasil berupa asli surat permohonan, bukti transfer, verifikasi melalui LHVPD dan Laporan Bulanan Kegiatan Verifikasi Dokumen Pencairan Dana PPKS.

B.  Kegiatan Verifikasi Teknis Dokumen Pengembalian Dana atau Verifikasi Pembatalan Dana per Nilai Pengembalian / Pembatalan Dana PPKS :

Biaya verifikasi pengembalian dana yang dibayarkan setiap bulan dari total nominal usulan pengembalian dana yang telah diverifikasi. Bukti hasil berupa surat pengantar serta surat pernyataan bermaterai dari pekebun yang mengundurkan diri dan Laporan Verifikasi pengembalian dari pekebun yang mengundurkandiri untuk pengunduran diri pekebun.

C.  Kegiatan Verifikasi Kunjungan Lapangan per Proposal - setiap periode menimal 6 bulan sekali atau Perpanjangan PKS 3 pihak :

Biaya kunjungan lapangan per proposal yang dilakukan setiap semester atau kunjungan lapangan per proposal dalam rangka perpanjangan PKS 3 Pihak. Bukti hasil kunjungan lapangan melalui laporan per proposal dan laporan bulanan Kegiatan kunjungan lapangan.